みなさん、こんにちは！
Salesforceエンジニアの森川です。
今回のテーマは、Salesforceの「グローバル選択リスト値」です。
グローバル選択リスト値の概要から、その重要性、そして設定方法まで、実践的な視点を交えて解説していきます。
グローバル選択リスト値とは？
1. グローバル選択リスト値の定義
グローバル選択リスト値とは、SalesforceなどのCRMシステムにおいて、特定のフィールドに対して標準化された選択肢を複数の場所で共通して利用できるようにする機能です。
これにより、異なるオブジェクトやフィールドで一貫した選択肢を使用することが可能になり、組織全体で同じデータ形式や選択肢を共有でき、システム全体でデータの整合性を維持することができます。
2. グローバル選択リスト値の主要なメリット
データの一貫性向上
グローバル選択リスト値を使用することで、複数のオブジェクトやフィールドにわたって統一された選択肢を使用できるため、データの一貫性が確保されます。これにより、データの入力ミスが減少し、集計やレポート作成時にデータの整合性が高まります。
メンテナンスの簡素化
選択肢の変更が必要な場合、グローバル選択リスト値であれば一箇所で変更するだけで、その選択肢を使用しているすべてのフィールドに変更が反映されます。これにより、複数の場所で個別にメンテナンスを行う手間が省け、管理が簡素化されます。
再利用性の向上
同じ選択肢を複数のオブジェクトやフィールドで再利用できるため、新たに選択肢を作成する必要がなくなり、作業の効率化が図れます。例えば、”ステータス”という選択肢が必要な場合、異なるオブジェクトに対しても同じ定義を適用できます。
3. グローバル選択リスト値のやり方
1. グローバル選択リスト値の設定
設定をクリック
選択リスト値セットにて新規作成
クイック検索にて「選択リスト値セット」と検索をかけ、新規ボタンをクリック
グローバル値セットの編集
情報を入力いたします。
グローバル値セット完了
選択リスト型の項目作成
グローバル値を使用した選択リストの項目を作成します。
データ型を選択リストに設定する。
項目情報編集
先ほど作成したグローバル値セットを選択する。
項目レベルセキュリティを設定する。
ページレイアウトに追加する。
2. 動作確認
商談レコードを作成
作成した項目の値を確認すると、問題なく表示されました。
3. +α 情報 (メンテナンス編)
値を非表示にする方法は、無効化ボタンをクリックしましょう。
すると、無効な値のセクションに移動します。
値を追加する場合は新規ボタンをクリックし、値を追加いたします。
もし、追加した時点ですぐに選択肢として表示させたい場合は下のチェックボックスにチェックを入れましょう。
実際チェックしたときとしなかったときで以下のような違いがあります。
チェックをしない場合は、使用するレコードタイプより選択できるように移動する必要があります。
05が非表示になり、07が表示されました。
06は追加したものの、レコードタイプに追加していないため値として表示されません。
4.まとめ
いかがでしたでしょうか。
この記事を通じて、Salesforceの「グローバル選択リスト値」の概要、そのメリット、そして効果的な活用方法について理解を深めていただけたと思います。
グローバル選択リスト値は、複数のオブジェクトやフィールドで共通の選択肢を利用できることで、データの一貫性を保ち、メンテナンスの手間を大幅に削減するための非常に強力な機能です。この記事では、データの一貫性向上、メンテナンスの簡素化、再利用性の向上三つの主要なメリットについて解説しました。これにより、業務の効率を最大化し、組織全体でのデータ管理がスムーズになります。
また、今回の記事では記載をしておりませんが、値の一括変換によるデータの更新をすることもできるので、柔軟に選択リスト値の変更も可能です。
グローバル選択リスト値は、組織全体で共通の選択肢を活用し、成長するビジネスに対応した柔軟なシステム運用を実現します。ぜひ、システムの最適化に役立ててみてください。
最後に、現在Salesforceを効果的に活用できていない企業様や、これからSalesforceの導入を検討している企業様で、設定や運用、保守に関するサポートが必要な場合は、ぜひお気軽にご相談くださいませ！
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